GDPR - Oikeudellinen Varoitus

1. Yleistä

Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Zodiaco kiinteistövälitys/Autonomo Satu Salonen toiminnassa (jäljempänä Zodiaco). Seloste on myös henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste Zodiacon asiakasrekisteristä. Lisäksi selosteessa esitetään EU:n tietosuoja- asetuksen edellyttämiä tietoja.

Tämä seloste koskee vain Zodiacossa toteutettua henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Zodiaco mahdollisesti luovuttaa henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä. Zodiacolla ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.

2. Miten asiakastietoja käsitellään Zodiacossa?

Kaikki tiedot säilytetään Zodiacon omissa tietojärjestelmissä korkeatasoisen tietoturvan varmistamiseksi. Tämän lisäksi myös, kuitenkin aina rekisteröidyn asiakkaan pyynnöstä, henkilötietoja mahdollisesti käsittelevät myös kanssamme yhteistyötä tekevät yhteistyöyritykset.

3. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

  • Zodiaco kiinteistövälitys/Autonomo Satu Salonen
  • Calle Santa Lucía 2, 29640, Fuengirola, Málaga
  • [email protected]

4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Zodiaco tarvitsee henkilötietoja asuntokaupan ja asuntovuokrauksen tekemiseen. Zodiaco käsittelee henkilötietoja asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, notaari- ja viranomaisyhteistyö.

Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti.

6. Käsittelyn oikeusperusteet ja Zodiaco oikeutetut edut

Zodiacolla on oikeus käsitellä asiakkaita koskevia tietoja seuraavilla perusteilla:

Peruste:

  • Asiakkaan suostumus: Asiakas ilmoittaa haluavansa suoramarkkinointia.
  • Sopimuksen täytäntöönpano: Sopimus liittyen Zodiacon tarjoamien palveluiden käyttöön.
  • Oikeutettu etu:
    • Zodiaco käsittelee keräämiään tietoja ns. oikeutetun edun perusteella varmistaakseen yhdenmukaiset palvelut.
    • Zodiacolla on myös oikeutettu etu käsitellä asiakastietoja silloin, kun rekisteröity antaa toimeksiannon Zodiacolle, on osapuolena tai osallisena kaupassa, on tarjouksen tekijä tai muussa sopimuksessa joka liittyy Zodiacon hoitamaan toimeksiantoon tai hyödyntää Zodiacon palveluita.

7. Henkilötietoryhmät

Zodiacon asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perustiedot, kuten:

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot (postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet)
  • henkilötunnus (SOTU/DNI/NIE), jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • kansalaisuus
  • kieli
  • yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot

Rekisteröidyn Zodiacolle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten:

  • toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
  • toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot
  • välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto asunnon vapautumisesta)
  • toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
  • toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot)
  • toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot

Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:

  • asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot
  • rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn selaimen tai muun päätelaitteen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (kuten IP-osoite, selain, selainversio)
  • rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai kotikäyntiä koskeva pyyntö
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

8. Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi henkilötietoja saadaan mahdollisesti myös kanssamme yhteistyötä tekeviltä yhteistyöyrityksiltä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös niitä koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei säännöllisesti luovuteta Zodiaco kiinteistövälityksen ulkopuolelle. Kiinteistökaupan yhteydessä tarvittavat henkilötiedot luovutetaan notaarille kaupan vahvistamista varten sekä viranomaistahoille rekisteröintiä varten. Mahdollisia asiakkaan haluamia lisäpalveluita hoidettaessa henkilötietoja voidaan luovuttaa myös esimerkiksi pankille, vakuutusyhtiölle, sähköyhtiölle tai vesilaitokselle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sekä viranomaisten niitä tarvitessa tai vaatiessa.

Zodiaco voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Zodiaco säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, niin tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen perusteella. Toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Zodiaco määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot poistetaan Zodiacossa säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.

11. Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Zodiacolta vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Zodiaco käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Zodiaco voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Zodiaco toimittaa tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Zodiacolta häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Huomioithan, että rekisteröidyllä on ”oikeus tulla unohdetuksi” vain, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä.

Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnön ovat osoitettava yllä mainitulle tietosuojavastaavalle.

13. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli Zodiaco käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.

14. Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Zodiacon suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset: AGPD.

15. Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Zodiacon palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Zodiacolle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröity ei voi käyttää palvelua.

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin. Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, saattaa tällainen kieltäytyminen myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.